Beratung Volunteer-Konzepte und bürgerschaftliches Engagement
AUSGEREIFT. BEWÄHRT. INTERNATIONAL.
„Ehrenamtliches Engagement ist eine tolle Art, ein Großevent hautnah mitzuerleben und aktiv mitzugestalten. Mein Part: Ich entwickele detaillierte Volunteers-Konzepte, damit auch für die Freiwilligen alles perfekt abläuft.“
Von Ticketing bis Transport, von Gästebetreuung bis Fanservice – bei Großveranstaltungen sind die Aufgaben der freiwillig Helfenden enorm vielfältig. Als etwa bei der Fußball-Weltmeisterschaft 2006 „Die Welt zu Gast bei Freunden“ war, prägten sie zudem das Image des zuvorkommenden Gastgeberlandes Deutschland.
Insgesamt waren damals rund 15.000 Volunteers im Einsatz. Eine gewaltige Herausforderung an die Organisatoren! In der WM-Stadt Kaiserslautern zeichnete Brigitte Rottberg für die Volunteers sowie Logistik und Organisation verantwortlich. Ihre Arbeit begann bereits zwei Jahre vor der WM. Denn damit ein solches Mammutprojekt rund läuft, bedarf es umfangreicher Planungen:
Am Anfang gilt es, die Eckpunkte zu definieren: Wie viele Volunteers werden für das Event gebraucht, welche Aufgaben können sie übernehmen, an welchen Orten sollen sie eingesetzt werden? Wie gewinnt man Volunteers, nach welchen Kriterien wählt man sie aus? Welcher Etat steht zur Verfügung, welche Kosten werden entstehen?
Zur Koordination der Volunteers empfiehlt Brigitte Rottberg eine webbasierte Datenbank. Und natürlich kümmert sie sich um Ausstattung, Verpflegung und eventuell eine einheitliche Bekleidung der Helfer. Zudem sind Versicherungen abzuschließen, Spielregeln zu definieren und Schulungen abzuhalten, von zentralen Informationsveranstaltungen bis zu Vor-Ort-Einweisungen.
„Um die Aktivitäten der Helfer optimal managen zu können, organisiere ich eine Home-of-Volunteers-Einsatzzentrale, über die alles läuft. Doch auch wenn die Gäste längst weg sind, bleibt für mich noch einiges zu tun.“
Brigitte Rottberg ist es ganz wichtig, dass die Volunteers als Dank und Anerkennung für ihren Einsatz ein Zertifikat bekommen – noch schöner ist ein Helferfest. Besonders stolz macht es sie, wenn – wie in Kaiserslautern 2006 oder in Neuwied 2014 – im Anschluss an das Event eine Ehrenamtsbörse entsteht. Denn dieser Mehrwert ist noch Jahre später zu spüren und bereichert die Menschen in der Region nachhaltig.