Meine Arbeit beginnt oft schon lange vor dem eigentlichen Event. Ich unterstütze meine Auftraggeber bereits in der Konzeption der Veranstaltung, natürlich bei der Organisation, aber auch in der Durchführung und nicht zuletzt bei der Nachbereitung. Bei alldem fungiere ich meist als „Schnittstelle“ zwischen sämtlichen Beteiligten und sorge dafür, dass Kommunikation und Abläufe reibungslos funktionieren. Begriffe wie „Messestände verorten und Bestuhlungspläne abstimmen“, „Regie- und Ablaufplanung der Reden und Beiträge“, „Detail- und Ausführungsplanung und Bauzeiten“ lassen es schon erahnen: In der konkreten Event-Vorbereitung für Ihre Veranstaltung ist viel mehr gefragt als „nur“ Inspiration und gute Ideen. Hier geht es um Fleiß, Erfahrung, Kontakte und Konsequenz. Denn was nützt die schönste Location, wenn keiner dort für Strom für die Stände und Tischgarnituren für die Gäste gesorgt hat? Und was nutzt der beste Küchenchef, wenn die Reden zu lange dauern und das Essen „raus“ zu den Teilnehmern müsste?! Abgestimmte Einsatzpläne sorgen dafür, dass alle Spezialisten zur rechten Zeit am rechten Ort sind, wissen, was sie zu tun haben und alle Vorschriften wie Versammlungsstättenverordnung, Gesundheits-, Arbeits- und Brandschutz eingehalten werden.

Das Motto: Details abklären, Überblick bewahren, ruhig und besonnen im Hintergrund die Veranstaltung leiten und immer einen „Plan B“ mit einkalkulieren. Ihre Veranstaltung endet daher nicht mit dem Schlussapplaus oder dem Abbau: Zu den Leistungen gehört auch die Nachbereitung inklusive Budgetüberwachung und Dokumentation. Intern kommt noch die Bilanz und Auswertung mit Ihnen als Auftraggeber hinzu.

Grundsätzlich hängt es von Ihrer Leistungsbeschreibung und Ihrem Budget ab, wie tief ich in die Konzeption und in die Umsetzungsschritte einsteige – die Leistungen können auch als Einzelmodule abgerufen werden. Doch meistens ist ein Fullservice gefragt, weil sich hier das Outsourcing an Veranstaltungsexperten für den Kunden ganz besonders lohnt, von der Planungsphase bis zur Realisation Ihrer Veranstaltung. Ich richte mich da ganz nach Ihren Vorstellungen, dem zur Verfügung stehenden Kostenrahmen und orientiere mich an Ihren individuellen Bedürfnissen.

Im Einzelnen biete ich folgende Leistungsbereiche an:

  • Idee und Konzeptionierung
  • Grobentwurfsplanung und Beratung
  • Kostenkalkulation und Budgetkontrolle
  • Akquise und Anmietung von Veranstaltungsorten/Locations
  • Genehmigungsplanung
  • Inhaltliche Regie- und Ablaufplanung
  • Moderation
  • Buchung und Briefing der Künstler und externen Moderatoren
  • Technische Bedarfsermittlung und Veranstaltungsplanung im Bereich Materiallogistik und Einzelgewerkekoordination wie Bühnenbau und Bühnendesign, Beleuchtung und Beschallung, Videoprojektion, Laser, Multimedia, Pyrotechnik, Sicherheitsdienste, Catering/Gastronomie, Dekoration, Sanitär-, Elektro- sowie Wasserversorgung
  • Beauftragung der Dienstleister
  • Detail- und Ausführungsplanung, Bauzeitenpläne
  • Bauüberwachung und Koordination der Einzelgewerke vor Ort unter Berücksichtigung der relevanten Unfallverhütungsvorschriften sowie Regelungen zum Gesundheits-, Arbeits- und Brandschutz sowie der Bauvorschriften (Versammlungsstättenverordnung)
  • Nachbereitung und Abrechnung/Dokumentation des Events

Als Schnittstellenkoordinatorin arbeite ich dabei häufig zusammen mit

  • Architekten
  • Bauingenieure
  • Beleuchtung/Lichttechniker
  • Beschallung/Tontechniker
  • Bühnenbau
  • Bühnendesign
  • Catering/Gastronomie
  • Grafik- Designer / Werbeagenturen
  • Druckereien
  • Dekorateure
  • Journalisten
  • Künstler- und Konzertagenturen
  • Sicherheit und Security
  • Genehmigungsbehörden wie Ordnungsamt oder Bauaufsicht
  • Organisationen und Behörden mit Sicherheitsaufgaben wie Feuerwehr, Lebensmittelhygiene, Vorbeugendem Brandschutz, Sanitätsdienste, …
  • Und viele mehr…